MANAJER ATAU TIM MUTU
Oleh : IBG Dharma Putra
“Manajer mutu wajib bukan hanya untuk tampak keren tetapi untuk memastikan pelibatan semua unsur organisasi dalam aksi peningkatan mutu, menjamin keselamatan, mencegah risiko, serta pengendalian dan jaga mutu. Pelibatan semua unsur, berarti dukungan pimpinan tertinggi dan pemahaman konsep serta praktik yang benar dan seragam pada semua staf”.
SCNEWS.ID-BANJARMASIN. Manajer mutu merupakan tenaga profesional, mempunyai tugas pokok dan tanggung jawab mengawasi seluruh sistem manajemen mutu, sekaligus memastikan hasil kerja atau layanan telah memenuhi standar mutu tinggi dan secara konsisten berkesinambungan, selalu berupaya meningkatkan kepuasan pelanggan, mendorong perbaikan melalui perencanaan, pengendalian, penjaminan, peningkatan mutu menyeluruh dan berkelanjutan, di semua aspek mulai dari proses sampai produk akhirnya.
Pengertian diatas, memperlihatkan tanggung jawab manajer mulai dari perencanaan mutu dengan menetapkan standar kualitas dan cara mencapainya, penjaminan mutu dalam bentuk memastikan proses dan sistem telah memenuhi standar yang ditetapkan untuk mencegah cacat di awal, pengendalian mutu dengan mengawasi produk maupun layanan agar punya kesesuaian dengan standar dan fokus di dalam melakukan peningkatan mutu berkelanjutan.
Menjadi jelas bahwa keberadaannya bertujuan untuk mencapai dan mempertahankan tingkat mutu, meningkatkan kepuasan serta loyalitas, mendorong budaya perbaikan terus menerus di seluruh organisasi dan meningkatkan efisiensi dan meminimalkan kesalahan. Penugasan yang berat serta sangat rumit pengelolaannya.
Keberadaan manajer mutu mampu memperjelas tugas dan tanggung jawab sekaligus berakibat lebih cepatnya pembuatan keputusan. Fokus kendali juga menjadi lebih efektif, implementasi terjaga, namun potensial terjadi keterbatasan persepsi karena keputusan berada hanya pada satu individu sekaligus timbul sentralisasi yang membuat resistensi unit lain, berlanjut pada legitimasi keputusan yang lemah dan ujungnya adalah tak terlibatnya semua unsur, padahal kata kunci pengelolaan mutu adalah terlibatnya semua unsur organisasi.
Dengan begitu, manajer mutu tidak hanya fokus pada produk akhir, tapi juga pada keseluruhan proses produksi, sistem manajemen, interaksi dengan konsumen dan memastikan keunggulan. Manajer mutu mempunyai area penugasan yang sangat luas karena wajib memastikan dokumen mutu dapat menjadi kenyataan di keseharian dan hal tersebut hanya bisa terjadi jika semua orang terlibat di dalamnya
Pelibatan semua unsur pada hakekatnya adalah tugas pimpinan tertinggi, karenanya hubungan kerja dan saling mengerti antara pimpinan dan manajer mutu wajib dibuat jelas sehingga tidak seolah ada tumpang tindih kewenangan yang dapat menimbulkan fenomena matahari kembar dan merusak hirarki, berujung organisasi tidak mampu dikelola secara sistematik, gradual dan terkontrol.
Manajer mutu wajib bukan hanya untuk tampak keren tetapi untuk memastikan pelibatan semua unsur organisasi dalam aksi peningkatan mutu, menjamin keselamatan, mencegah risiko, serta pengendalian dan jaga mutu. Pelibatan semua unsur, berarti dukungan pimpinan tertinggi dan pemahaman konsep serta praktik yang benar dan seragam pada semua staf.
Dukungan pimpinan terlihat dari komitmen serta pernyataan eksplisit dan terbuka di depan stake holder dan masyarakat dilanjutkan penyiapan pedoman, cara kerja, penunjukan petugas serta berbagai dokumen penting lain. Pelibatan staf dimulai dengan orientasi maupun pendidikan dan pelatihan.
Tanpa kemampuan melibatkan semua, manajer mutu, sangat potensial menurunkan mutu dan karenanya maka pengelolaan mutu lebih sering dipercayakan pada komite atau tim mutu. Tim beranggotakan semua unit kerja yang sudah dilatih khusus tentang mutu dan bertanggung jawab langsung pada pimpinan tertinggi.
Memberikan kewenangan berbentuk komite membuat keputusan yang inklusif, berperspektif luas disertai partisipasi serta representasi kuat karena komite beranggotakan lintas profesi dan unit, dengan begitu legitimasinya kuat karena rekomendasi komite sering dipandang sebagai keputusan kolektif, bukan kehendak individu, sehingga lebih mudah diterima oleh unit kerja.
Komite juga mendorong kebersamaan sehingga mutu dapat dipahami sebagai tanggung jawab kolektif, bukan beban satu jabatan tertentu dan standar, pedoman, dan arah mutu pada jangka panjang memang lebih tepat dibahas melalui forum kolektif, sekaligus untuk mengurangi risiko personal bias atau ketergantungan kompetensi individu.
Harus diakui bahwa komite potensial membuat keputusan lebih lambat karena harus melalui rapat, diskusi, dan konsensus tetapi tidak ada gunanya keberhasilan cepat berujung gagal. Untuk itu perlu diantisipasi adanya konflik antar unit yang berujung semua bertanggung jawab ditampakkan dengan tiada yang bertanggung jawab sehingga hanya menjadi formalitas dan tak efektif secara operasional.
Banjarmasin
25122025
